在PowerPoint文件中，最常见的文件类型是.PPT，另外常见的包括.PPS，.pot。他们各自的图标如下，依次是Pot，PPS，ppt。

PPS是放映格式，双击打开该文件就是全屏放映。

ppt是我们最常见的演示文稿，双击打开就可以对文件进行编辑修改。

pot是演示文稿设计模板。设计模板的好处能够以后重复利用该模板中的样式。比如，当你对一个演示文稿的样式进行了修改，并希望在以后中使用该样式。那么，你可以删除新模板中不需要的文本、幻灯片或设计对象，然后确认更改。完成修改后，选择“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中，键入模板的名称。在“保存类型”框中，单击“演示文稿设计模板”，单击“保存”按钮保存到你希望保存的位置。这时，你发现文档就变成了pot类型。在以后要写文档的时候，双击该文件，就可以使用其中的样式了。

当然，你也可以打开一个ppt文件，在上面基础上进行修改，但这要求你必须保留原来文档上的文本等内容。

说明：用数据说话，是PPT商业演示中很重要的一部分。我将从这篇文章开始讨论一些关于数据图表的内容。这个方面的内容，从我目前知道的，首推Gene Zelazny（基恩·泽拉兹尼）。本篇文章和后续的相关内容是来自Gene Zelazny的Say it With Charts（用图表说话），具体展现上有所改动，加入了一些我的理解。

如何展现数据？分三步走。

首先要确定想要表达的主题，然后再去找相关数据。而不能是，拿到了数据，自己还没有想好想表达什么样的主题，就开始作图。

关于想要表达的主题，有一点非常重要的。标题一定要明确。而我们所看到的许多图表，标题就跟猜谜差不多，如：

• 公司销售趋势
• 产量地区分布
• 资产百分比
• 员工年龄分布
• 薪酬与利润的关系

这些标题，被咨询顾问称为“没有思想性的标题”，是很糟糕的标题。这些标题描述了图表的内容范围，但是它们并没有指出重点。销售情况怎么样？员工分布情况怎么样？薪酬与利润之间的关系到底是什么？别把它从当做秘密一样不肯说出来，把你的主题要点放在图表的最前面。如果你这样的话，你就会减少读者和听众误解的可能性，让他们把注意力集中到你想重点强调的数据上。

让我们来看一个例子，这个例子体现了这样做的效果。

这里的标题描述了图表的内容范围，由你确定图表所展示的数据的重要性。大多数读者在看了这个图表后，都会把注意力集中到西部地区，从而认为图表的主题是“西部地区几乎占有近半的利润”。

但是，那不一定是制图者希望你注意的地方。他或她可能会希望你注意”北部地区产生了最小的利润份额“、总之，使用原来的标题，你就有被误解的危险，而把标题改成“北部地区利润产值最小”，就可以减小这以风险，使读者把注意力集中到我们希望他注意的数据上。

一般常见的PowerPoint放映方式是，放映者电脑上显示的内容即是投影到大屏幕上的内容。但实际上，可以让这两者显示不同的内容。

如下面的大屏幕视图和演示者视图是两幅不同的视图。

图1：大屏幕视图

图2：演示者视图

你是不是想实现这样的功能？因为，在你放映的时候，你可以看到备注等内容。而其他人却看不到？

具体实现过程如下：

1.将电脑连接到投影仪上。在显示属性→设置中，将第二个监视器“将Windows桌面扩展到该监视器上”

2. 在PowerPoint里设置“设置放映方式”，将第二个监视器，选中“显示演示者视图”，第一个主要监视器不选中

3. 选择观看放映。就实现了所说的情形了。