很多的时候，我们想把声音嵌入（而非链接）到PPT中。

所谓嵌入，是指PPT文件中包含声音文件，当你把PPT文件拷贝到别的文件夹或别点的电脑上时，打开PPT，点击声音的喇叭按钮，声音能够正常播放声音（你也可以把原来的声音文件删掉）。

而链接声音，只要原声音文件不删掉，当你把文件拷贝到本电脑的其他文件夹时，还是可以正常播放。但你若把文件拷贝到其他电脑上,或者把原声音文件删掉,则声音无法再播放.

那么，怎么确定声音文件是嵌入还是链接到PPT中呢？

1.请使用wav格式的声音文件。

2.设置PPT文档的选项。PPT菜单栏→工具→选项→常规→更改“链接声音文件不小于[   ]KB“。在里面填写你希望的大小。 当你设置好了之后，大于该大小的声音文件只能链接到PPT文件中，而小于该大小的声音文件就被嵌入到PPT文件中。

3.插入声音文件。PPT菜单栏→插入→影片和声音→ “文件中的声音”。

之后，会弹出一个窗口，让你选择“自动”或“在单击时”。若选择自动，则当翻到该页时，声音会自动播放；若选择单击时，则点击声音喇叭，声音才播放。

将修改好的模板另存在 位置：C:\Documents and Settings\UserName\Application Data\Microsoft\Templates

名称： blank.pot

1. 保持简洁。每个人的在一定时间内能够接纳的信息都是有限的。你提供的信息越少，观众对提供信息的关注度就越高。如果你提供太多的信息，观众最后记住的，可能不是你期望他们记住的内容。

2. 保持一致。一致性将使观众专注于演示内容，而不是关心下一张幻灯片将是使用什么字体，或者下一个背景将使用何种颜色。在这个演示文稿中，字体的颜色、大小、字号和样式都要保持一致。设置模板的配色方案，并在该演示文稿中使用其中的一种。

3. 保持项目符号的简短与清晰。PPT演示文稿不是word，不要大段大段地往幻灯片上贴句子，使用短句。

4. 使用优美的高质量图片。低质量的图片会让观众觉得你在敷衍他们，高质量的图片才能够吸引他们的注意力。他们会因为此而评价你的是否在认真对待这次演示。

5. 文字、图像放置在特定位置。不要让观众猜测下一张幻灯片的图片将出现在哪里，文字将出现在那里。关键文字信息放在同一个位置上，这将有助于观众更快的了解你的重点。

6. 不要过多使用艺术字。保持字体的清晰、易读。你的目的不是为了让自己看起来很酷（即便你真的很酷），而是为了观众更方便接收你想传递的信息。

7. 不要在一张幻灯片上使用太多的元素。如果内容很纷繁复杂，那么，你把它们分散到几张幻灯片上去。

常常见到有人问，哪里有好的PPT模板可以下载？不反对模板是有必要的，但在商务演示中，每个公司其实都应该有自己的规范的PPT模板。不过，实际上很多公司都没有这个模板，也没有任何关于PPT的演示规范要求。

PPT的制作，可以分为3个部分：逻辑构思、版面布局设计、内容制作。

逻辑构思的过程，是很多人忽视但却最重要的一个部分。PPT是展现思想的一个工具，制作任何一个PPT演示材料，不能把PPT当成是制作演示的全部，它仅仅是一个工具载体。在演示制作之前，要先进行演示准备。

当你不知道你为什么而制作演示的时候，你制作的PPT演示无可避免已经是一个失败的作品了。这就如你还不知道要去哪里就已经开始在路上走。

当你做好演示准备后，接下来要做的就是进行具体的制作。先别急着一页一页地开始做PPT。建议先把按照演示方案，在每一页空白的PPT页面上写上标题和故事线（1-2行的概括该页PPT的句子）。然后，再一页一页地制作每一页的详细内容。这样的制作过程，能够让你自己清晰地知道每一页具体在讲述什么。

如果你一开始就一页一页地制作详细内容，常常会陷入到一个迷宫当中去。特别是有的材料，你自己觉得很得意，特想把它放上去说一说。但若你有一个整体的思路，按照一页一页先写故事线，你可能会发现那些东西是不适合放上去的。

具体的版面布局设计和PowerPoint的制作技巧，这里面都有很多的东西值得探讨研究。但制作的思路过程，决定了你能做出的PowerPoint演示文稿质量高低。

在PowerPoint文件中，最常见的文件类型是.PPT，另外常见的包括.PPS，.pot。他们各自的图标如下，依次是Pot，PPS，ppt。

PPS是放映格式，双击打开该文件就是全屏放映。

ppt是我们最常见的演示文稿，双击打开就可以对文件进行编辑修改。

pot是演示文稿设计模板。设计模板的好处能够以后重复利用该模板中的样式。比如，当你对一个演示文稿的样式进行了修改，并希望在以后中使用该样式。那么，你可以删除新模板中不需要的文本、幻灯片或设计对象，然后确认更改。完成修改后，选择“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中，键入模板的名称。在“保存类型”框中，单击“演示文稿设计模板”，单击“保存”按钮保存到你希望保存的位置。这时，你发现文档就变成了pot类型。在以后要写文档的时候，双击该文件，就可以使用其中的样式了。

当然，你也可以打开一个ppt文件，在上面基础上进行修改，但这要求你必须保留原来文档上的文本等内容。

说明：用数据说话，是PPT商业演示中很重要的一部分。我将从这篇文章开始讨论一些关于数据图表的内容。这个方面的内容，从我目前知道的，首推Gene Zelazny（基恩·泽拉兹尼）。本篇文章和后续的相关内容是来自Gene Zelazny的Say it With Charts（用图表说话），具体展现上有所改动，加入了一些我的理解。

如何展现数据？分三步走。

首先要确定想要表达的主题，然后再去找相关数据。而不能是，拿到了数据，自己还没有想好想表达什么样的主题，就开始作图。

关于想要表达的主题，有一点非常重要的。标题一定要明确。而我们所看到的许多图表，标题就跟猜谜差不多，如：

• 公司销售趋势
• 产量地区分布
• 资产百分比
• 员工年龄分布
• 薪酬与利润的关系

这些标题，被咨询顾问称为“没有思想性的标题”，是很糟糕的标题。这些标题描述了图表的内容范围，但是它们并没有指出重点。销售情况怎么样？员工分布情况怎么样？薪酬与利润之间的关系到底是什么？别把它从当做秘密一样不肯说出来，把你的主题要点放在图表的最前面。如果你这样的话，你就会减少读者和听众误解的可能性，让他们把注意力集中到你想重点强调的数据上。

让我们来看一个例子，这个例子体现了这样做的效果。

这里的标题描述了图表的内容范围，由你确定图表所展示的数据的重要性。大多数读者在看了这个图表后，都会把注意力集中到西部地区，从而认为图表的主题是“西部地区几乎占有近半的利润”。

但是，那不一定是制图者希望你注意的地方。他或她可能会希望你注意”北部地区产生了最小的利润份额“、总之，使用原来的标题，你就有被误解的危险，而把标题改成“北部地区利润产值最小”，就可以减小这以风险，使读者把注意力集中到我们希望他注意的数据上。

一般常见的PowerPoint放映方式是，放映者电脑上显示的内容即是投影到大屏幕上的内容。但实际上，可以让这两者显示不同的内容。

如下面的大屏幕视图和演示者视图是两幅不同的视图。

图1：大屏幕视图

图2：演示者视图

你是不是想实现这样的功能？因为，在你放映的时候，你可以看到备注等内容。而其他人却看不到？

具体实现过程如下：

1.将电脑连接到投影仪上。在显示属性→设置中，将第二个监视器“将Windows桌面扩展到该监视器上”

2. 在PowerPoint里设置“设置放映方式”，将第二个监视器，选中“显示演示者视图”，第一个主要监视器不选中

3. 选择观看放映。就实现了所说的情形了。

当你想查询PowerPoint某个功能的时候，帮助永远是你随时可以获得的。但Office2003有一个比较难以理解的设置。当你在屏幕右上角的帮助查询窗格输入关键字，按回车查询时，总是默认查询在线的帮助内容。

额，这个很让人郁闷。其实在很多的时候，查本机附带的帮助就足够用了。怎么设置默认是查询本机的帮助手册呢？

1.菜单栏：视图→任务窗格→点击任务窗格上部的下三角，会出现一个下拉菜单。在下拉菜单中选择“帮助”。

2.在帮助界面，选择最下面的“在线内容设置”，弹出“服务选项”的窗口，将“显示Microsoft Office Online的内容和链接”前面的 对勾去掉。这样，以后再搜索，就是默认搜索本机的帮助内容了。

在PPT中，如何替换图片，但新图片要求继承原图片的自定义动画效果 ?(原图片是插入—图片—来自文件这样插入PPT中的)。

解决方案：

Step1: 将原来的x.ppt文件另存为x.htm网页格式；

Step2:这个时候会有一个x.files的文件夹，里面已经将ppt中的脚本和图片分离了，将需要修改的图片替换掉即可。注意：先查看要替换的图片的文件名，将要替换的图片命题为要替换的图片的名称，替换该图片；

Step3:将该x.htm文件用ppt打开，OK！