Office是一个很强大的软件，但微软的默认设置总是有一些让人很不能接受的，好在可以选择更改。

情形1：点击菜单栏的选项，只显示部分内容，要想显示全部内容，需要点击下面的下三角。微软自认为很人性化的帮助用户隐藏用户不常用的功能。额，反正我不喜欢。

情形2：默认“常用工具栏”和“格式工具栏”在一行显示。

好啦，问题提出来了，我们找解决方案吧。

菜单栏：工具→自定义→选项。将 分两排显示“常用”工具栏和“格式”工具栏 和

始终显示整个菜单 都勾选上，点击确认。

微软的office2007和2003相比，界面有很大的改变，其一个理由是：“并不是要挑战用户的使用习惯，而是发现很多用户都没有用到office的很多功能。因为，在2003下的很多实用功能都被深藏闺中，没有被人用到。”

暂时不评论2007为什么到目前还是这么少的人用，至少从目前我了解的情况看，大部分人还是用2003（我也是其中一个，只在偶尔的情况下会用2007）。office 2003的很多实用功能深藏闺中是真的，但真的有必要换成2007的那个界面吗？最常用的功能并不多，把他们都调出来放在工具栏就好了。

欲知都有哪些常用功能及如何调出来，我们下回再说。

工欲善其事，必先利其器。要想快速制作出好的PowerPoint幻灯片，熟练地应用工具是基础。而更基础的是，认识PowerPoint幻灯片。

本篇是后续一些对技术讨论的基础，虽然很简单，但便于后续的叙说。故而特地放上这幅刚安装好PowerPoint，打开时初始显示的图。
如果看上去不是很清楚，请将图片另存到本地上查看。

一些必须了解的概念：菜单栏、工具栏（常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏）、视图按钮、大纲/幻灯片窗格选项卡、任务窗格、幻灯片窗格（就是我们常见的最中间的那个白板）。

在PowerPoint文档中的底部显示 “第#页 共#页”是一个尊重听众的好习惯。这样可以很方便就让听众知道你的演示讲了多少，还有多少。

如何显示呢？ 视图–>母版–>幻灯片母版–>母版版式–>勾选 “幻灯片编号”，再关闭母版视图。

要想首页不显示页码，将“标题幻灯片中不显示”选项选中就可以了。

如果这时，没有出现页码，请在 视图–>页眉和页脚–>勾选“幻灯片编号”，点击“全部应用”。

更改编号的起始值：菜单–>文件–>页面设置–>幻灯片起始值，在这个选项里调整。

PS,有一个在讲述PPT演示的时候，一个听众问到。如何做到在页面下面放一个计时的钟？嗯，这个可以做到，不过有点麻烦。哪天我再讲如何实现。不过问题在于，作为演示者，干嘛给自己找麻烦？听众会关注你讲了多久，他们可能会觉得你讲得太久了。你自己也应该关注你讲了多久，但是，你为何要去提醒听众一件对你不利的事情？你可以自己看表关注你演讲的时间，但绝不应该提醒观众你已经讲了很久。而你选择“第#页共#页”的方式，听众会感觉到，“嗯，快讲完了。”

幻灯片上的字体应该多大？ 没有一定的标准，要看屏幕和观众数量的多少。

下面是一个参考的表单。记住一个原则，当字体太大时，没有（或很少）人会抱怨；当字体太小时，所有人都会抱怨。

图表来源：基恩·泽拉兹尼(Gene Zelazny),2008,《用演示说话》,清华大学出版社, pp.97（已将原内容的计量单位更改为标准单位制）

演示，可以分为说服性演示和知识性演示。当然，从某种程度上来讲，所有的演示都具有说服性。

商业演示可以分为三个过程：准备演示、制作演示材料、演示和反馈工作。

可以将制作演示材料放到准备演示的过程中，但这部分内容太多了，还是有必要将其独立出来讲述。

准备演示分为以下6个步骤：

1）确定目标

2）分析观众

3）准备初步演示方案

4）选择演示材料

5）组织演示材料

6）练习和评估演示

红橙黄绿蓝紫六色中，奇数是色料（颜色）三原色，偶数是色光（光线）三原色。

色彩三属性：色相（HUE）、明度（VALUE）、彩度（CHROMA）

表色法：色彩的数据化

色彩三属性的表色法，可以进一步数字化。

l 色相(HUE)：红R，橙O，黄Y，绿G，蓝B，紫P。

l 明度(VALUE)：以数字0~10标示，中间9个数字三等分，1~3是低明度，4~6是中明度，7~9是高明度。0是黑色，10是白色。

l 彩度(CHROMA)：以数字0~10标示，中间9个数字三等分，1~3为低彩度，4~6为中彩度，7~9为高彩度（有些国家的彩度为1~14）。

英文字首的“色相”代号加上“明度”及“彩度”的数据便成了一组完整的色彩代号。如Hv/c。

全世界自制国际标准色的国家有三个，他们的代表机构是：美国的曼澈尔(Munsell)，德国的奥斯特华德(Ostwald)及日本的日本色研所(P.C.C.S)。各国的色立体虽因发展时间前后不一而形成体系的差异性，但大都以色相、明度和彩度三属性为基本架构，其间区别不大，仍然很容易互通使用。

色调是指两色或者两色以上的组合群产生的调子。调子可以是协调的也可以是不协调的。在色彩调和理论中，同一色调最容易产生调和。譬如，就淡色调而言，将淡红、淡黄、淡蓝或淡紫等搭配在一起时，它们之间因为有一种“淡”味的共通性，所以容易产生调和。而相似或类似的色调在一起时，也会产生调和的效果。

高彩度的纯色系统为“活泼的色调（vivid tone）。

居中的广大中明度及中彩度群，因色调本身加入了中明度的灰色，因此感觉钝浊，被称为“浊色调(dull tone)”。

色调分类位置图及分类名称

各纯色相的明度关系比

黄：橙：红：紫：青：绿

= 9： 8： 6： 3： 4： 6

在一个演示面板中，面积和明度成反比关系。比如，若要在一单位面积内，使黄色和紫色维持一平衡的关系，则应使黄色和紫色的比例为1：3。

简易配色技法表

如何做好PPT，有很多的人提出了很多的原则。比如：10/20/30原则；不要在PPT上写太多字；多用图，简单原则。

在我看来，很多的原则都有一定的道理，但很多人在论述这些原则的时候，都忘记了一件事情，这些原则的适用范围。

记得看张五常的《经济解释》（香港花千树出版社出版的，不是大陆那个编辑的版本）的卷一的第一章就是讲科学的方法。我觉得写得很好。他提到一点，任何理论都有适用范围。

那么，要应用那些原则，首先要对PPT进行分类。当然分类有不同的角度。

首先，我认为要区分两个概念：演示(Presentation and show), 演讲（Talk and Presentation). 演示的不仅仅是说，还要把内容详细地表达出来；而演讲，更多的演讲者自己要把自己的热情和观点让别人接受，让观众和自己同调（sympathy)。

我觉得可以对PPT从这些方面分类：

1. 大众vs小众。一个给几百人看的PPT和给10多人看的PPT是不一样的。给几百人看的PPT，PPT只是辅助手段，重要的是演讲；给10多个人看的PPT，可以在上面放上较多的内容。

2. 说服性vs知识性。 说服性的PPT，目的是要说服别人，影响听众信念，促使听众行动；或设法使听众接受、支持某个观点。知识性的PPT,不持有立场，目的向听众传递信息；传递知识，解释、说明复杂事物。对于说服性的PPT，最好采用金字塔结构，页面上不一定写很多字，关键是把主要的东西给别人讲清楚，说服别人。而知识性的PPT，在PPT上面多写一点字也无妨，因为目的是为了让人更好地了解整个详细的过程。

3.演示类的PPT和“演示+阅读”的PPT。很多人总是说PPT上不要写很多字，甚至极端地认为在一页上不要超过7个字，抨击那些在PPT上写了比较多字的人。我觉得这种观点，没有分清楚事实上是存在 演示类的PPT和“演示+阅读”的PPT。为什么很多咨询公司的PPT上面会写很多的内容呢？那是因为，不仅是告诉说服管理者采取某种行动，还要详细地说明原因和如何行动。如果每页只写7个字，难道要客户记住咨询顾问讲的每一句话吗？客户如何按照咨询顾问的建议行动呢？所以，有的时候，PPT上还是需要写上比较多的字来详细说明一个道理。

欢迎大家发表各自的高见。。