在PowerPoint中采用图示来讲解内容是一种很好地表现内容的方式。绘图方式一共有三种：

1.直接在幻灯片上绘制图形。利用PowerPoint中的图形、线条等绘制各种图示。

2.利用PowerPoint自带的“图示”功能。

这两种是最常用的绘制图示的方式。各有优缺点。

直接绘制的好处是可以自己任意绘制任何的图示，随意确定各个对象的位置而不会对其他的对象造成影响。但它也有一些不方便的地方：（1）当要选定整个图形，调整图形大小的时候，图形中的文字并不会随之放大、缩小。有的时候，需要对图形中的文字再调整。而有时即便调整文字大小，还是会很麻烦（因为字体的大小是指定的。比如，你可以用18号字，20号字，但没法用19号字，因为根本就没有。）。（2）一些图形并不容易绘制出来。比如，绘制维恩图。利用PowerPoint自带的图示很容易画出来，但自己绘图，却很麻烦。

2.利用PowerPoint自带的“图示”功能可以很快地绘制出来一些图示。而且整个图示内容（包括文字）的大小可以一起更改。它的缺陷在于：（1）图示的类型有限；（2）不能随意地更改其中的某些内容的大小。

另外还有一种绘制图示的方式–插入幻灯片对象。具体实现：菜单栏，插入→对象→选择“Microsoft PowerPoint幻灯片”

这样，在幻灯片页面上，会出现一个新的幻灯片页面。在里面绘制图示。退出该幻灯片后，可以将该幻灯片页面任意缩放。

这种方式比较麻烦一点，但如果有缩放幻灯片的要求，是很好的一个选择。

快捷键的使用，可以使很多的操作更加快捷方便，节省时间。

1. 在窗格间移动

2. 使用大纲

3. 使用形状、图片和艺术字

4. 选择文本和对象

5. 删除和复制文本和对象

6. 在文本内移动

7. 在表格中移动和使用表格

8. 编辑链接或嵌入的对象

9. 格式化和对齐字符和段落

1. 在窗格间移动

F6    在普通视图窗格间顺时针移动

Shift+F6  在普通视图窗格间逆时针移动

Ctrl+Shift+Tab  在普通视图中的大纲和幻灯片窗格的“幻灯片”选项卡与“大纲”选项卡之间切换

2.使用大纲

Alt+Shift+ 向左键 升级一个段落

Alt+Shift+ 向右键 降级一个段落

Alt+Shift+ 向上键 向上移动选定的段落

Alt+Shift+ 向下键 向下移动选定的段落

Alt+Shift+1          显示第 1 级标题

Alt+Shift+ 加号 展开标题下的文本

Alt+Shift+ 减号 折叠标题下的文本

Alt+Shift+A       全部显示或折叠文本或标题

3.使用形状、图片和艺术字

3.1插入形状

1. 按 Alt+U 以在“绘图”工具拦上选择“自选图形”。
2. 使用箭头键在自选图形的类别中上下移动，并且选择所需的自选图形。
3. 按 Ctrl+Enter。

注释  若要编辑自选图形，请选择自选图形，再使用键盘在“格式”菜单上选择“自选图形”。在可用的选项卡上选择所要的选项。

3.2插入文本框

1. 使用键盘在“插入”菜单上，选择“文本框”。
2. 按 Ctrl+Enter。
3. 在文本框中键入所需的文本。
4. 输入完毕后，如果要切换到幻灯片中编辑文本，请按 Shift+F10，并在快捷菜单中选择“退出文本编辑”，然后按 Esc。

注释  若要设置文本框的格式（例如，添加填充色或更改大小），请选择文本框，再在“格式”菜单上选择“文本框”，然后在可用的选项卡上选择所需的选项。

3.3插入艺术字

1. 使用键盘在“插入”菜单的“图片”子菜单上，选择“艺术字”。
2. 使用箭头键选择所需的艺术字样式，再按 Enter。
3. 键入所需文本，然后在对话框中使用 Tab 选择其他选项。
4. 按 Enter 插入艺术字。

注释  若要编辑艺术字，请选取对象，再在“格式”菜单上选择“艺术字”，然后在可用选项卡上选择所需的选项。

3.4选择形状

注释  如果插入点在文本内，请按 Esc。

请执行下列操作之一：

• 选择单个形状

  若要选择单个形状，请按 Tab 以便向前循环移动对象（或按 Shift+Tab 向后循环移动对象），直到尺寸控点出现在要选择的对象上。

• 选择多个形状
  1. 如果在“绘图”工具栏上没有“选中多个对象”按钮，请添加该按钮。
     1. 按 Alt+F，再按 Ctrl+Tab 直到选择“绘图”工具栏。
     2. 按向右键直到达到“工具栏选项”箭头。
     3. 按向下键。将出现“添加或删除按钮”。
     4. 按向下键，再按向右键，然后按 Tab 直到达到“选中多个对象”按钮，然后按 Enter。
  2. 在“绘图”工具栏上，单击“选中多个对象” 。
  3. 选中该对象或所需对象旁的复选框，然后跳转至“确定”并按 Enter。

3.5将形状、图片和艺术字对象组合或取消组合

• 若要组合自选图形、图片或艺术字对象，请选择要组合的项目，再按 Ctrl+Shift+G。
• 若要取消某个组的组合，请选择该组，再按 Ctrl+Shift+H。

3.6旋转形状、图片或艺术字

1. 选择要旋转的自选图形、图片或艺术字。
2. 在“格式”菜单上，使用键盘为绘图对象类型（例如“自选图形”或“文本框”）选择命令，然后选择“尺寸”选项卡。
3. 在“尺寸和旋转”下，使用 Tab 选择“旋转”，然后键入所需的旋转量。
4. 若要预览旋转效果，请选择“预览”。可能需要移动对话框才能预览。

3.7显示或隐藏网格或参考线

SHIFT+F9     显示或隐藏网格

ALT+F9         显示或隐藏参考线

CTRL+G        更改网格或参考线设置

3.8更改形状、图片或艺术字在幻灯片上的位置

1. 选择需要更改的自选图形、图片或艺术字。
2. 在“格式”菜单上，使用键盘为所选的绘图对象类型（例如：“自选图形”或“文本框”）选择命令，然后选择“位置”选项卡。
3. 在“幻灯片上的位置”下，选择所需选项。
4. 若要预览更改后的效果，请选择“预览”。可能需要移动对话框才能预览。

3.9更改形状、图片或艺术字的大小

1. 选择需要更改的自选图形、图片或艺术字。
2. 在“格式”菜单上，使用键盘为绘图对象类型（例如“自选图形”或“文本框”）选择命令，然后选择“尺寸”选项卡。
3. 选择所需选项。
4. 若要预览修改，请选择“预览”。可能需要移动对话框才能预览图形对象。

3.10 副本形状的属性

1. 选择需要副本属性的自选图形。如果选择了包含附加文本的自选图形，则复制自选图形属性的同时也将复制文本的外观和样式。
2. 按 Ctrl+Shift+C 可复制对象属性。
3. 按 Tab 或 Shift+Tab 可选择要复制属性的对象。
4. 按 Ctrl+Shift+V。

4.选择文本和对象

Shift+向右键 光标右边的一个字符

Shift+向左键 光标左边的一个字符

Ctrl+Shift+ 向右键 光标到本行结尾的一段文本

Ctrl+Shift+ 向左键 光标到本行开头的一段文本

Shift+ 向上键 光标处到上一行的文本

Shift+ 向下键 光标处到下一行的文本

Esc 对象（选定对象内部的文本时）

Tab 或者 Shift+Tab 直到选择所需对象     对象(选中一个对象)

Enter 对象内的文本（选定一个对象）

Ctrl+A（在“幻灯片”选项卡上） 所有对象

Ctrl+A（在幻灯片浏览视图中） 所有幻

每个人常用的功能都可能不一样，我就在此说说我都喜欢把那些功能放到工具栏上来吧。

如何将一些不容易看到但却常用的功能放到工具栏上？视图→工具栏→自定义→命令。把一些常用的图标拖到工具栏上。

我们已经把一些常用的功能拖放在工具栏上了，我们看到，“相对于幻灯片”这个占据了太大的空间，能不能让他少占一点空间？答案是可行的。

在“自定义”窗格被激活的情况下，右键点击“相对于幻灯片”，你可以看到下拉窗格中有很多的内容，“总是只用文字”前面有一个对勾。在“默认样式”前面左键点击选择，这时，你发现工具栏的文字消失了，出现一个图标。嗯，我们成功地实现了我们的想法。你要是觉得这个图标不喜欢，那就换一个呗。看到下拉窗格中那么多的内容，自己去折腾试试吧。

Office是一个很强大的软件，但微软的默认设置总是有一些让人很不能接受的，好在可以选择更改。

情形1：点击菜单栏的选项，只显示部分内容，要想显示全部内容，需要点击下面的下三角。微软自认为很人性化的帮助用户隐藏用户不常用的功能。额，反正我不喜欢。

情形2：默认“常用工具栏”和“格式工具栏”在一行显示。

好啦，问题提出来了，我们找解决方案吧。

菜单栏：工具→自定义→选项。将 分两排显示“常用”工具栏和“格式”工具栏 和

始终显示整个菜单 都勾选上，点击确认。

微软的office2007和2003相比，界面有很大的改变，其一个理由是：“并不是要挑战用户的使用习惯，而是发现很多用户都没有用到office的很多功能。因为，在2003下的很多实用功能都被深藏闺中，没有被人用到。”

暂时不评论2007为什么到目前还是这么少的人用，至少从目前我了解的情况看，大部分人还是用2003（我也是其中一个，只在偶尔的情况下会用2007）。office 2003的很多实用功能深藏闺中是真的，但真的有必要换成2007的那个界面吗？最常用的功能并不多，把他们都调出来放在工具栏就好了。

欲知都有哪些常用功能及如何调出来，我们下回再说。